Finden Sie heraus, was sich in Ihrem Kleinunternehmen zu automatisieren lohnt

Nach dieser Lektion können Sie erkennen, welche wiederkehrenden Aufgaben in Ihrem Kleinunternehmen zuerst automatisiert werden sollten, indem Sie eine einfache Bewertungsmethode und eine Rangliste verwenden.

Was Sie lernen werden

• Wie Sie Aufgaben bewerten, damit Sie die richtigen zuerst automatisieren.
• Warum häufig und langweilig besser ist als clever und selten.
• Welche Aufgaben Sie niemals automatisieren sollten.
• Wie Sie eine Rangliste erstellen und Ihre erste Automatisierung auswählen.

Bewerten Sie Aufgaben nach Häufigkeit, Zeit, Langeweile und Fehlerkosten

Automatisierung zahlt sich im Verhältnis zu Häufigkeit mal Zeit pro Vorgang mal Fehlerkosten aus. Eine Aufgabe, die dreimal täglich vier Minuten dauert, ist mehr wert als eine monatliche Aufgabe, die eine Stunde dauert, und beide sind mehr wert als eine Aufgabe, die Sie interessant finden. Erstellen Sie Ihre Liste also aus Ihrer tatsächlichen Woche, nicht aus Ihrer Vorstellung: Notieren Sie drei Tage lang jede wiederkehrende Aktion und wie lange sie gedauert hat.

Bewerten Sie jeden Kandidaten nach vier Dingen: wie oft er vorkommt, wie lange er dauert, wie langweilig er ist und wie viel ein Fehler kosten würde. Hohe Häufigkeit, hohe Langeweile und niedrige Fehlerkosten sind die ideale erste Automatisierung – Daten zwischen zwei Systemen kopieren, ein Standarddokument erstellen, eine Erinnerung senden, eine wöchentliche Zusammenfassung erstellen. Niedrige Häufigkeit oder hohe Fehlerkosten gehören später hin, oder mit einem Menschen in der Schleife.

Beispiel: Bewertung von zwei Aufgaben

• Aufgabe A: Neue Bestellungen aus Ihrer E-Mail in eine Tabelle kopieren – dreimal täglich, jeweils 4 Minuten, sehr langweilig, niedrige Fehlerkosten. Bewertung: hohe Priorität.
• Aufgabe B: Einen monatlichen Investorenbericht erstellen – einmal im Monat, 60 Minuten, etwas langweilig, hohe Fehlerkosten. Bewertung: vorerst niedrige Priorität.

Aufgabe A ist die bessere erste Automatisierung, weil sie häufig, mühsam und risikoarm ist.

Beginnen Sie bewusst mit den langweiligen Aufgaben

Interessante Automatisierungen sind meist komplex, brechen oft und lehren Sie wenig; langweilige laufen jahrelang. Eine nützliche Regel: Wenn Sie den Workflow nicht in fünf Schritten jemandem ohne technisches Wissen erklären können, ist er nicht Ihre erste Automatisierung. Der Zweck der ersten Automatisierung ist nicht, eine Stunde zu sparen; es ist, das Muster zu lernen – Auslöser, Schritte, Ausgabe, Prüfung –, damit die zweite ein Zehntel der Zeit braucht.

Wissen, was nicht automatisiert werden sollte

Manche Aufgaben sollten überhaupt nicht automatisiert werden. Alles, bei dem die persönliche Note den Wert ausmacht – ein Dankeschön an einen ersten Kunden, eine Entschuldigung, eine Verhandlung. Alles, was Geld, rechtliche Verpflichtungen oder irreversible Aktionen ohne menschliche Bestätigung betrifft. Alles, was Sie so selten tun, dass die Pflege der Automatisierung mehr kosten würde als die Aufgabe. Und alles, was Sie noch nicht verstehen: Einen Prozess zu automatisieren, den Sie nicht manuell ausführen können, automatisiert meist auch die Fehler.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Automatisieren, was Sie interessant finden, statt was häufig und langweilig ist. Halten Sie sich an die Bewertungsmethode und wählen Sie die langweilige Aufgabe mit der höchsten Punktzahl.
• Einen Prozess automatisieren, den Sie nicht vollständig verstehen. Führen Sie die Aufgabe zuerst einige Male manuell aus und dokumentieren Sie die Schritte, bevor Sie automatisieren.
• Fehlerkosten ignorieren. Bei Aufgaben, bei denen Fehler teuer sind, behalten Sie einen Menschen in der Schleife oder verschieben Sie die Automatisierung, bis Sie eine zuverlässige Prüfung haben.

Aktionsschritt

1. Protokollieren Sie drei Tage lang wiederkehrende Aktionen und notieren Sie ihre Häufigkeit und Dauer.
2. Bewerten Sie jede nach Häufigkeit, Zeit, Langeweile und Fehlerkosten.
3. Listen Sie diejenigen auf, die Sie nicht automatisieren werden, und warum.
4. Wählen Sie einen langweiligen Kandidaten mit hoher Häufigkeit als Ihren ersten Workflow.