Finde heraus, was sich zu automatisieren lohnt

Was du lernen wirst

• Wie du Aufgaben bewertest, damit du zuerst die richtigen automatisierst
• Warum häufig und langweilig besser ist als clever und selten
• Welche Aufgaben du niemals automatisieren solltest

Eine Automatisierung zahlt sich aus im Verhältnis zu Häufigkeit mal Zeit pro Vorgang mal Fehlerkosten. Eine Aufgabe, die dreimal am Tag jeweils vier Minuten dauert, ist mehr wert als eine monatliche Aufgabe, die eine Stunde dauert, und beide sind mehr wert als eine Aufgabe, die dir interessant erscheint. Erstelle die Liste daher aus deiner tatsächlichen Woche und nicht aus deiner Vorstellung: Notiere drei Tage lang jede wiederkehrende Handlung und wie lange sie gedauert hat.

Bewerte jeden Kandidaten anhand von vier Punkten: wie oft er vorkommt, wie lange er dauert, wie langweilig er ist und wie teuer ein Fehler wäre. Hohe Häufigkeit, hohe Eintönigkeit und geringe Fehlerkosten ergeben die ideale erste Automatisierung, zum Beispiel Daten zwischen zwei Systemen kopieren, ein Standarddokument erstellen, eine Erinnerung senden oder eine wöchentliche Zusammenfassung erstellen. Geringe Häufigkeit oder hohe Fehlerkosten gehören später dazu oder nur mit einer menschlichen Kontrollinstanz.

Beginne bewusst mit den langweiligen Aufgaben. Interessante Automatisierungen sind meist komplex, fallen oft aus und bringen dir wenig bei; langweilige laufen dagegen jahrelang. Eine hilfreiche Faustregel: Wenn du den Ablauf nicht in fünf Schritten einer nicht-technischen Person erklären kannst, ist er nicht deine erste Automatisierung.

Manche Aufgaben sollten überhaupt nicht automatisiert werden. Das gilt für alles, bei dem die persönliche Note den Wert ausmacht, etwa ein Dankeschön an einen ersten Kunden, eine Entschuldigung oder eine Verhandlung. Ebenso für alles, was Geld, rechtliche Verpflichtungen oder unumkehrbare Aktionen ohne menschliche Bestätigung betrifft. Und für alles, was du so selten machst, dass die Pflege der Automatisierung mehr kosten würde als die Aufgabe selbst. Schließlich alles, was du noch nicht verstehst: Einen Prozess zu automatisieren, den du manuell nicht ausführen kannst, automatisiert in der Regel auch die Fehler.

Schließe ab mit einer Rangliste von drei Kandidaten und wähle einen aus. Der Zweck der ersten Automatisierung ist nicht, eine Stunde einzusparen, sondern das Muster zu lernen: Auslöser, Schritte, Ergebnis, Prüfung. Dann braucht die zweite Automatisierung nur einen Bruchteil der Zeit.

Aufgabe

Protokolliere drei Tage lang wiederkehrende Handlungen mit ihrer Häufigkeit und Dauer. Bewerte sie nach Häufigkeit, Zeit, Eintönigkeit und Fehlerkosten, liste die auf, die du nicht automatisieren wirst, und begründe warum. Wähle dann einen langweiligen, häufig vorkommenden Kandidaten als deinen ersten Workflow aus.